El proceso de contratación pública en Colombia sigue una estructura definida y requiere una serie de documentos específicos en cada etapa de esta. En esta entrada, te llevaremos a través de las principales etapas.
Etapa Precontractual
Esta etapa tiene lugar antes de la formalización del
contrato, y en esta las partes dialogan para definir cuáles serán los términos del
contrato. Inicia con la elaboración del estudio previo y termina con la
adjudicación del proceso de contratación.
En este paso podremos encontrar:
- Definición de las
necesidades: la entidad pública identifica claramente la necesidad de
adquirir un bien, servicio u obra.
- Elaboración de pliego de
condiciones: se redacta un documento detallado en el cual se especifican
las características del objeto a contratar, los criterios de la selección,
el procedimiento a seguir y las condiciones contractuales.
- Publicación del anuncio:
el pliego de condiciones se publica en medios oficiales y plataformas para
dar a conocer la licitación a potencias oferentes.
- Recepción de ofertas: los
oferentes presentan las propuestas, cumpliendo con todos los requisitos
establecidos en el pliego de condiciones.
Documentos que podríamos encontrar:
- Aviso de convocatoria
- Proyecto de pliego de las
condiciones
- Pliego de condiciones
definitivo
- Acto administrativo de
apertura
- Respuestas a observaciones
- Propuestas de los
oferentes
- Informes de evaluación
- Resolución de adjudicación
o declaratoria desierta
Etapa Contractual
Esta etapa comprende la celebración, perfeccionamiento y la
legalización del contrato. En otras palabras, en esta etapa se acuerda
claramente lo que cada parte espera del contrato, asegurándose de que todos
entiendan bien los términos y condiciones. Además, es la etapa más importante,
pues es el marco dentro de las cuales las partes ejecutarán lo convenido. El
contrato debe quedar por escrito y debe contener toda la información necesaria
para su legalidad.
En este paso podremos encontrar:
- Evaluación de ofertas: se
analizan todas las ofertas recibidas, verificando que cumplan con todos
los requisitos técnicos, económicos y legales.
- Selección del oferente
ganador: se elige el oferente que presenta la propuesta más atractiva,
según los criterios establecidos en el pliego de condiciones.
- Formalización del contrato:
se redacta y se firma el contrato con el oferente ganador, estableciendo
las obligaciones y responsabilidades de cada parte.
Documentos que podríamos encontrar:
- Contrato
- Registro presupuestal
- Garantías
- Acta de inicio
- Informas de supervisión técnica
o interventoría
- Actas de entrega parcial
- Modificaciones contractuales
Etapa Post-Contractual
En esta etapa cada una de las partes debe realizar y/o
cumplir con todas las obligaciones convenidas durante la vigencia del contrato.
De igual manera, incluye la liquidación del contrato y las obligaciones posteriores
a este.
En este paso podemos encontrar:
- Ejecución del contrato: el
ganador cumple con las obligaciones establecidas en el contrato, mientras
que la entidad pública realiza los pagos correspondientes.
- Control y seguimiento: la
entidad pública realiza el seguimiento del cumplimiento del contrato por
parte del oferente ganador, verificando la calidad de los bienes o
servicios recibidos y la correcta ejecución de las obras.
- Liquidación del contrato: una
vez finalizada la ejecución del contrato, se realiza la liquidación de los
pagos pendientes y se emite el certificado de finalización.
Documentos que podríamos encontrar:
- Acta de liquidación
- Acta de cierre del
expediente
Conclusiones
Entender la estructura y los documentos del proceso de la
contratación pública es esencial para poder participar de una manera efectiva
en estos procesos, ya sea como entidad contratante o como oferente. Cada
documento y proceso juega un papel crucial en garantizar la legalidad,
transparencia y eficacia de la contratación estatal en Colombia.
Referencias:
1. ¿Qué es y cómo funciona una licitación pública? (s. f.). https://www.licitacionescolombia.co/blog/que-es-una-licitacion
2. Etapas de la contratación - Cerlalc. (s. f.). Cerlalc. https://cerlalc.org/recomendaciones-para-autores/etapas-de-la-contratacion/
3. Foro de la Contratación Socialmente Responsable. (s. f.). https://www.conr.es/contenido/%C2%BFcu%C3%A1les-son-las-fases-de-la-contrataci%C3%B3n-p%C3%BAblica
4. MANUAL DE CONTRATACIÓN Departamento Administrativo de la Función Pública. (s. f.). Función Pública. https://www1.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1035318/Manual+de+Contrataci%C3%B3n+V12.pdf/bd03b7b9-b76b-49c0-a762-bda48c6f5a59
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